Dyrektor jak to Dyrektor, ma wiele spotkań… spotkań biznesowych, spotkań oficjalnych, pół-oficjalnych, towarzyskich, prywatnych.
Spotkania ogólnie można podzielić na:
– Bardzo ważne,
– Ważne,
– Nie ważne, na te przeważnie nie warto nawet iść – po prostu szkoda czasu.

Planowanie i przygotowanie
Zacznijmy od tego, że spotkanie trzeba zaplanować, zapisać w notatniku, CRM-ie itd… Przyznasz, trochę głupio by było „zapomnieć” o ważnym spotkaniu – prawda? albo co gorsze mieć inne spotkanie w tym samym czasie! Musi to być z wyprzedzeniem kilku, kilkunastu dni, zarówno dla Dyrektora jak i innej osoby. Tu uwaga, aby też wybrać taki dzień i porę dnia, kiedy możemy spokojnie poświęcić czas na takie spotkanie. Przerwy w spotkaniu wywołane telefonem, pracownikami z pytaniami itd nie wpływają dobrze na rozmowę. Osobiście dyrektor poleca Piątek, ale zależy to od danej firmy, branży.

Do spotkania trzeba się zawsze przygotować, chociażby po to, aby je ocenić czy spotkanie w ogóle ma jakikolwiek sens? – W większości sytuacji oczywiście ma sens.
Jeśli zatem Dyrektor ma się z kimś spotkać, sprawdza sobie kto to jest? czym się zajmuje? jakie wymierne korzyści może takie spotkanie przynieść firmie Dyrektora? jakie są opinie o tej osobie, firmie, instytucji? co możemy jej zaproponować? takie notatki należy sobie zapisać i mieć przy sobie. Taka nazwijmy to „ściągawka”.

Warto wiedzieć czy na spotkaniu będzie kobieta czy mężczyzna! Niby to drobny aspekt, ale przydaje się nawet bardzo. Trzeba po prostu poszukać po internecie zobaczyć jak dana osoba wygląda i kim jest.
Jeśli dana osoba właśnie wróciła z wyjazdu do… będzie to pierwsza okazja do „przełamania lodów” rozmowy.
Pomaga tu jak zwykle: Google, Facebook, NaszaKlasa, Instagram 🙂

Miejsce spotkania,
Ogólna zasada jest taka, że jak Dyrektorowi na spotkaniu zależy, to Dyrektor jedzie do…
A jeśli komuś zależy na spotkaniu, to niestety On powinien się pofatygować do samego Dyrektora!
Oczywiście są od tej reguły wyjątki, ale… warto trzymać się takiej zasady. Czas to pieniądz i jest to koszt zarówno dla Dyrektora jak i innej osoby.

Na spotkanie dobrze przyjść oczywiście kilka minut… 10-15 minut wcześniej.
Natomiast jeśli spotkanie jest u Dyrektora w biurze to około 30 minut wcześniej jest już wszystko gotowe, stół, pomoce naukowe, jakieś ciastka, a kawa i herbata w gotowości.
Obecnie jest pewna moda, aby spotykać się w restauracjach. Ma to i dobre i złe strony. Osobiście Dyrektor raczej tego unika, przyznasz że rozmowa z kimś podczas jedzenia nie jest szczególnie kulturalna.
Warto na spotkanie zaprosić do swojej firmy, wtedy można pokazać swoją siedzibę i firmę, pochwalić się dorobkiem.

Notowanie i drobne triki
Podczas spotkania można sobie notować różne sprawy, warto zatem poprosić o kilka czystych kratek jeśli nie mamy własnego notatnika. Większość z nas to jednak wzrokowcy – zapisałem, widzę, rozumiem. Można wtedy też wrócić do danych, cyfr, ustaleń itp. Notowanie ma też jeszcze jeden aspekt, możesz się wtedy nad sytuacja zastanowić – jest to taki „przerywnik”.
Oczywiście są jeszcze inne drobne „triki” podczas spotkań, ale o tym Dyrektor napisze przy okazji kiedy indziej.
Osobiście Dyrektor poleca do notowania kalendarz-notatnik taki zeszytowy formatu A5. Jest nie za duży, nie za mały lecz w sam raz. Kolor okładki czarny, niebieski, zielony… w żadne tam „pajacyki”.

Wizytówka to podstawa
Oczywiście na spotkanie zawsze zabieramy co? – Wizytówki!
Trzeba się wymienić kontaktami, e-mailami, telefonami, a wizytówka jest do tego idealna. Powinna być elegancka, ale nie przesycona informacjami, warto aby było logo firmy.

Ubiór
Ubiór na spotkanie zależy od rodzaju spotkania, czy jest to spotkanie oficjalne czy „luźne”. Koszula raczej zwykle jest standardem, choć nie zawsze jako „garnitur i krawat”. Ubiorem okazujemy szacunek drugiej stronie. Czyli po prostu trzeba się nieco dopasować.

Podziękowanie
Oczywiście po zakończeniu rozmów, zawsze warto za spotkanie i poświęcony czas – podziękować. Może się zdarzyć, że nie mieliśmy okazji osobiście, wtedy miło napisać e-maila z podziękowaniem lub zadzwonić. Jeśli nie teraz, to może w przyszłości okazać się, że będzie z tego efekt.

I tak pokrótce to wygląda. 🙂